L’essentiel
Commander trop peu de repas peut créer une situation inconfortable. En prévoir beaucoup trop génère du gaspillage et augmente inutilement le budget de l'événement.
La bonne quantité dépend du format de la réunion, de son horaire, de sa durée et du profil des participants. Voici quelques repères simples pour estimer vos besoins et organiser un déjeuner d'entreprise sans mauvaise surprise.
La première question à se poser : remplace-t-on un vrai repas ?
Toutes les réunions ne nécessitent pas la même quantité de nourriture.
Si votre événement se déroule entre 12h et 14h et remplace le déjeuner habituel des participants, il est recommandé de prévoir un repas complet pour chaque personne présente.
Dans ce cas, la règle la plus simple reste :
1 participant = 1 plateau repas
Cette approche permet d'éviter les erreurs de calcul et garantit le confort de tous les convives.
Réunion, formation, séminaire : les besoins ne sont pas les mêmes
Le format de l'événement influence directement les quantités à prévoir.
| Type d'événement | Recommandation |
|---|---|
| Réunion de travail | 1 plateau repas par participant |
| Formation sur une journée | 1 plateau repas + pauses |
| Séminaire | 1 plateau repas par participant |
| Comité de direction | 1 plateau repas premium par participant |
| Journée clients | 1 plateau repas ou formule buffet selon le format |
| Atelier collaboratif | 1 plateau repas par participant |
Lorsque des participants arrivent en cours de journée, il peut être utile de prévoir une marge supplémentaire.
Faut-il prévoir quelques repas en plus ?
Dans la majorité des cas, oui.
Les entreprises constatent régulièrement des changements de dernière minute : invité supplémentaire, collaborateur qui rejoint finalement la réunion ou prestataire présent sur place.
Voici une règle simple :
- jusqu'à 10 participants : prévoir 1 repas supplémentaire ;
- de 10 à 30 participants : prévoir 2 repas supplémentaires ;
- plus de 30 participants : prévoir 5 à 10 % de marge.
Cette précaution coûte généralement moins cher qu'une rupture de repas le jour de l'événement.
Exemple concret : une réunion de 18 personnes
Prenons un cas fréquent.
Une entreprise organise une réunion commerciale de 18 collaborateurs sur une demi-journée avec déjeuner.
La commande recommandée sera :
- 18 plateaux repas ;
- 1 à 2 repas de marge ;
- boissons complémentaires si nécessaire.
La quantité totale recommandée est donc comprise entre 19 et 20 repas.
Quand préférer un buffet à des plateaux repas ?
À partir d'un certain volume, le buffet devient parfois plus pertinent.
Lorsque les participants sont nombreux et que l'objectif principal est la convivialité, une formule buffet permet davantage de souplesse.
Notre article consacré au buffet déjeunatoire d'entreprise détaille les situations où cette formule peut être plus adaptée qu'un service individuel.
Les régimes alimentaires doivent être anticipés
Calculer les quantités ne suffit pas.
Il est également important d'identifier les éventuelles contraintes alimentaires avant la commande :
- végétarien ;
- vegan ;
- sans gluten ;
- sans lactose ;
- allergies alimentaires ;
- alimentation halal.
Quelques questions envoyées aux participants plusieurs jours avant l'événement permettent généralement d'obtenir toutes les informations nécessaires.
Vous pouvez également consulter notre guide consacré aux allergènes et régimes spéciaux lors des repas d'entreprise.
Plateau repas ou cocktail déjeunatoire ?
Les plateaux repas sont particulièrement adaptés lorsque la réunion reste structurée autour d'un temps de travail.
À l'inverse, un cocktail déjeunatoire favorise davantage les échanges informels et la circulation des participants.
Pour un lancement de produit, un événement client ou une réception estivale, notre article sur le cocktail déjeunatoire estival présente les avantages de cette formule.
Les erreurs les plus fréquentes
Certaines erreurs reviennent régulièrement :
- commander exactement le nombre de participants sans aucune marge ;
- oublier les régimes alimentaires ;
- sous-estimer la durée de l'événement ;
- choisir un format inadapté au nombre d'invités ;
- ne pas confirmer les effectifs quelques jours avant la livraison.
Quelques minutes de préparation permettent généralement d'éviter ces situations.
Une méthode simple pour ne jamais se tromper
Pour la majorité des événements d'entreprise, la formule suivante fonctionne parfaitement :
- Compter le nombre réel de participants.
- Ajouter une petite marge de sécurité.
- Identifier les contraintes alimentaires.
- Choisir le format le plus adapté : plateau repas, buffet ou cocktail.
- Valider les effectifs définitifs 48 à 72 heures avant l'événement.
Cette méthode permet d'organiser un déjeuner professionnel sereinement tout en maîtrisant le budget et en limitant le gaspillage alimentaire.